Comment limiter l’envoi de pièces jointes volumineuses ?

Le deuxième service le plus utilisé sur d’Internet c'est l'envoi d'e-mails, juste derrière la recherche sur le Web. Selon Radicati Group*, plus de 269 milliards d'emails (hors spam) sont envoyés au quotidien et il fort probable que ce nombre grimpe à 333 milliards durant cette année. En plus de cette quantité incommensurable d’emails, on retrouve les pièces jointes générant un grand nombre de problématiques.

Bien que les pièces jointes aient survécu à l'arrivée d'Office 365, et même si on ne prend plus la peine aujourd’hui de les supprimer des boîtes aux lettres, on prévoit leur disparition prochaine (sous leur forme traditionnelle), notamment chez les clients d'Office 365 pour deux raisons principales : dans de nombreux cas, les pièces jointes sont un obstacle à une collaboration fluide et leur envoi peut impacter négativement la sécurité et la confidentialité des utilisateurs.  

Par conséquent, il existe plusieurs alternatives à adopter pour remplacer ou limiter l’envoi de pièces jointes volumineuses.

Privilégier la prévention pour contrer les impacts 

D'autres inconvénients relatifs à l'utilisation continue de pièces jointes sont souvent mentionnés, tels que la consommation de bande passante et les dépenses associées, la portée négative sur le temps de réponse du réseau, la consommation d'énergie et les émissions de dioxyde de carbone (CO2). 

L’impact de l'envoi d'un email ne dépend pas uniquement du poids de la pièce jointe, de sa durée de stockage sur le serveur, mais elle dépend aussi du nombre de destinataires : le même email envoyé à 10 destinataires verra son impact multiplié par 4.  

De plus, le poids d'un e-mail de 1 Mo envoyé à un seul destinataire correspond à une heure de consommation d'électricité d'une ampoule, à 19 grammes d'émissions de CO2, et celui-ci grimpe à 73 grammes d'émissions de CO2 lorsque le message est envoyé à 10 destinataires. 

Par ailleurs, les pièces jointes sont considérées comme des « agents d'infection » souvent utilisés par de nombreux pirates pour mener des cyberattaques : 48 % des pièces jointes malveillantes sont des fichiers avec des extensions de suite bureautique ou contenant des fichiers PDF.  

Néanmoins, la mesure la mieux adaptée contre ce fléau demeure la plus efficace dans ce type de situations : acquérir une technologie de sécurité destinée au repérage et à la suppression des pièces jointes et des fichiers corrompus.

Ainsi, la prévention est particulièrement recommandée vu qu’elle est moins coûteuse et plus sécurisée. Par conséquent,  supprimer ou limiter l’envoi et la réception des pièces jointes semble être l’une des réponses les plus appropriées.

Les alternatives à adopter 

Après avoir mis en avant les principaux inconvénients de l’envoi des pièces jointes, notamment celles volumineuses, on peut se demander quels autres moyens pouvons-nous utiliser pour échanger et partager nos fichiers. La réponse est très simple : on peut opter pour le stockage des fichiers dans le cloud pour les partager, comme sur OneDrive, et en distribuant le lien à la place du fichier d'origine. 

Contrairement aux pièces jointes, où chaque destinataire reçoit une copie physique, les raccourcis OneDrive pointent vers une seule copie d'un fichier stocké dans le cloud. Ainsi, tous les contributeurs peuvent travailler sur la même copie du fichier, et si nécessaire, collaborer à plusieurs en même temps. OneDrive versionne automatiquement les fichiers dans l'ordre chronologique au fur et à mesure que des modifications leur sont apportées. Les versions antérieures peuvent aussi être consultées ou restaurées.

En outre, l’échange de liens OneDrive au lieu de pièces jointes améliore la sécurité et la confidentialité. 

C'est une amélioration importante du processus d'envoi de pièces jointes traditionnelles. De plus, contrairement aux pièces jointes, dans le cas peu probable où vous auriez envoyé un lien OneDrive par erreur, vous pouvez immédiatement modifier les autorisations du fichier correspondant ou le supprimer. 

De son côté, le détachement des pièces jointes vous évite de vous soucier de leur taille et garantit que les e-mails peuvent être envoyés dans toutes les situations. 

Ce détachement permet également à tous les destinataires d'avoir accès à une copie du document. De ce fait, le poids du dossier n'augmente pas de façon exponentielle et son impact demeure limité. 

Des outils de travail alternatifs pour des avantages garantis 

Si votre organisation ne dispose pas encore des outils Microsoft 365, voici quelques outils externes que vous pourrez utiliser pour l’envoi de pièces jointes volumineuses : 

• WeTransfer : WeTransfer est l'outil de transfert de fichiers volumineux gratuit le plus célèbre au monde. Cet outil fiable, sûr et sans inscription vous permet d’envoyer des fichiers volumineux jusqu’à 2 Go. Ces fichiers seront automatiquement supprimés après 7 jours. Et pour plus d’options, WeTransfer existe aussi en version pro payante.  
• Google Drive : Offre un stockage cloud gratuit et illimité. Il permet également le partage de fichiers volumineux jusqu'à 30 Go. Et pour utiliser ce service de stockage, vous devez avoir une adresse Gmail (et donc un compte google). Il est donc nécessaire de s'inscrire pour bénéficier de ces services. Assurez-vous également de lire les conditions d'utilisation, en particulier celles liées à la protection de vos données. 
• Smash : Est un service en ligne gratuit qui vous permet d'envoyer n'importe quel fichier, quelle que soit sa taille, à votre correspondant. N’ayant pas de limite de poids, la plateforme vous permet également de protéger par mot de passe vos fichiers sensibles. 7 jours après l'envoi, le fichier s'autodétruira. Cependant vous pouvez augmenter cette durée dépendamment de vos besoins.  
• Send Anywhere : Vous permet d'envoyer des messages à vos différents destinataires avec des pièces jointes volumineuses jusqu'à 10 Go. L'outil est également accessible gratuitement via son application mobile. La version payante de la plateforme (via abonnement) vous permet de partager des fichiers jusqu'à 50 Go. 
• Sendbox : Toujours gratuit et très simple d'utilisation, SendBox est un outil sécurisé permettant d'envoyer des fichiers de 3 Go sans aucune inscription. Notez que les données ici sont protégées par un mot de passe et sont également cryptées. De son côté, le serveur d'outils conserve vos fichiers pendant 15 jours, puis les supprime automatiquement. 
• Framadrop : Est un outil en ligne sécurisé qui permet d'envoyer des documents lourds à plusieurs destinataires en même temps. Pratique et intuitif, un simple lien de téléchargement habilite vos contacts à récupérer vos fichiers. L'expiration du fichier peut être personnalisée à 24 heures, 7 jours, 30 jours ou 60 jours. Ensuite, ils sont automatiquement détruits. Vous pouvez également supprimer à volonté manuellement vos documents. 

Nous restons à votre entière disposition pour toutes les demandes relatives à votre messagerie. Il vous suffit de remplir notre formulaire de contact pour être rapidement contacté par l’un de nos spécialistes !

Sources :  

https://www.codeur.com/blog/envoi-gros-fichier/ 

https://www.netexplorer.fr/blog/pourquoi-est-ce-difficile-denvoyer-de-gros-fichiers-par-e-mail 

https://www.monastucesetconseils.be/2019-03/differentes-manieres-d-envoyer-de-grosses-pieces-jointes-pare-mail-WAACINAR_EU23210401 

https://www.umoncton.ca/umcm-dgt/node/212 

* https://www.radicati.com