Teletravail

Survivre à la jungle des notifications

15 / 07 / 2020

Vous avez un nouveau message !

Sur votre téléphone: Texto, Rappels, SMS, WhatsApp, Facebook... Sur votre ordinateur : eMails, Agenda, Teams... Nous sommes tous submergés de notifications. Que ce soit pour le travail ou bien dans la sphère privée, les notifications se multiplient au lever du jour et gouvernent notre journée jusqu'à la tombée de la nuit.

 

Nous programmons, déprogrammons et reprogrammons nos tâches, nos rappels, nos rendez-vous et les notifications polluent l'instant présent...

Les notifications sont de véritables exterminateurs de productivité. Elles nous coupent dans nos actions en cours, perturbent notre concentration. Elles provoquent notre santé car elles peuvent nous rappeler...ce que nous allons (peut-être) oublier ! Au revoir la gestion du temps, bonjour la charge mentale !

 

Est-ce que finalement toutes ces alertes ne nous feraient pas perdre du temps au lieu de nous en faire gagner ?

Alors comment ne pas se noyer sous les “rappels” et autres bannières publicitaires ? Comment organiser son centre de notifications pour rester concentré et productif ?

 

Voici quelques astuces récoltées de-ci delà, rien que pour vous pour reprendre le contrôle de votre quotidien. 

 

 

" La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps."

Théophraste

 

PLAN 1 :  Vous avez dit Mails Addict ?

Pas facile de décrocher de sa boite mails. Vous en traitez un et 3 autres arrivent. Et formuler votre réponse au fur et à mesure de leur arrivée risque de vous empêcher de faire autre chose. On vous propose d’essayer 3 astuces, en plus des applications facilitatrices de productivité.

  • Stopper les notifications automatiques sur Windows

C’est anxiogène et contre-productif : c'est facile en passant par le "Centre de Notifications" sur Windows. L'icone "bulle" est tout en bas à droite de l'horloge.

  • Fixez-vous des temps de consultations et de traitements

Les formations sur la gestion du temps parlent de 2 à 4 fois par jour. Certaines poussent le bouchon jusqu’à donner une durée maximum de 20 minutes par plage choisie.

C’est à vous de trouver la rythmique qui vous convient le mieux, tout en gardant en tête que garder un œil sur sa messagerie en permanence ne vous rendra pas plus productif.

Par ailleurs, commencer sa journée par cette mission n’est pas forcément le meilleur choix. Ne dit-on pas que nous sommes plus productif le matin ? Alors pourquoi ne pas attaquer la journée par une tâche importante, qui demande une concentration maximum ?

  • Classifier vos mails par ordre de priorité

Vous vous souvenez de notre article “Comment combiner télétravail et garde d’enfants ?”. Nous y avions partagé la “Matrice Eisenhower”. Cette dernière est tout à fait applicable à la gestion des mails : Important & Urgent / Important mais pas urgent / Urgent mais pas important / Pas important pas urgent. Un autre classement, plus simple permet également de prioriser: "ToDo Today / ToDo Later / ToDo After Later".

 

Dans cette vidéo, notre CEO vous montre comment créer des filtres sur votre messagerie et activer simplement un traitement automatique sur votre boite aux lettres.

  • Des applis pour vous concentrer

Tout est possible avec Freedom. Comme avec Offtime, sélectionnez les applications, les sites web concernés, choisissez la plage horaire “INTERDITE”, et laissez parler votre productivité.

 

LeechBlock est une extension de navigateur Web conçue pour bloquer les sites qui vous font perdre votre temps. Dites quoi et quand et LeechBlock se charge du reste.

  • Les notifications sur Microsoft Teams

Chez Provectio, nous sommes invités à nous désinscrire (frénétiquement) de l'ensemble des canaux Teams et des notifications emails: elles polluent notre quotidien et nous empêchent de nous concentrer. Mieux vaut être "abonné" à peu de canaux mais y répondre plutot que d'être inscrit à tout mais ne rien voir... 

PLAN 2 : Quand vos collègues vous coupent dans votre élan de productivité

Hello, t'es es où sur le dossier ? ”, “ Une pause-café, ça te tente ? ”, ou tout simplement la tête de votre voisin de bureau qui fait irruption dans l'entrebâillement de la porte et c’est terminé. Votre productivité a dérivée ! Et ce n'est pas toujours simple de s’y remettre rapidement.

Chez PROVECTIO, on a testé pour vous l’effet “Do not disturb”.

Certains d’entre nous ont investi dans une boule à neige. Et si celle-ci est en évidence sur leur bureau, ça veut dire “Chut, je suis concentré(e), merci de ne pas me déranger”.

Ça ne marche pas à tous les coups, mais ça s’essaye !

 

" Personne ne travaille mieux que lorsqu’il fait une seule chose. "

Ignace de Loyola

PLAN 3 : et si on parlait de nos téléphones portables ?

Soyons honnêtes, cela fait bien longtemps que notre téléphone ne nous sert plus à téléphoner ! Dans le métro, dans la rue, dans les restaurants, à la terrasse d’un café, il est facile de constater l'omniprésence des smartphones dans notre vie quotidienne.

Ces engins électroniques remplacent à eux seuls votre téléviseur 4K, votre coach sportif, votre GPS, votre conseiller bancaire et votre ordinateur professionnel. Ces outils “Warrior” sont devenus, au fil des années, une extension de notre anatomie. Ce sont donc les premiers perturbateurs de notre productivité.

Chers accros du mobile, la première étape reste la désactivation des notifications. Mais pas de panique, il existe des applications pour vous aider à décrocher en douceur.

" L’action est la première marche vers le succès."

Pablo Picasso

Avec Offtime, indiquez la plage horaire, sélectionnez les applications à mettre en sourdine, rédigez votre message type pour vos futurs appelants et c’est parti.

 

Tel un compagnon bienveillant, Flipd vous aidera à vous recentrer sur l'essentiel et à garder du temps pour vous.

 

Forest attirera les adeptes de la nature. Tout commence avec un arbre !

 

 

Vous voilà avec une boîte à outils productivité remplie d’astuces et d’applications.

Testez ce qui vous convient le mieux et ne vous épuisez pas à vouloir essayer de tout faire !

Les études le démontrent : le multitâches est 40% moins productif !

Et c’est valable dans la vie pro comme dans la vie perso !

 

Les outils indispensables en télétravail  Travailler à distance nécessite une adaptation des outils de travail. Télécharger l'infographie
Vanessa LOZEVIS

Article rédigé par Vanessa LOZEVIS

" La vraie valeur d'un homme réside, non dans ce qu'il a, mais dans ce qu'il est " - Oscar Wilde