Nettoyer sa boite aux lettres pas à pas

29 / 04 / 2022

Par Safaa - Rédactrice

Il existe trois éléments majeurs qui entrent en jeu dans l’impact de l’envoi d’un e-mail. Ainsi, cet impact dépend :

du poids du contenu et des pièces jointes,
de l’itinéraire parcouru entre votre fournisseur et le destinataire
du nombre de destinataires.

Et pour connaître la taille actuelle de votre boîte de réception, il suffit de consulter les informations disponibles dans les paramètres de votre ordinateur. Dans ce sens, on recommande de les noter afin de mesurer l'impact du nettoyage et de partager par la suite vos efforts. Par ailleurs, le chemin varie en fonction de la boîte aux lettres utilisée, mais ces données se trouvent généralement dans les paramètres. Que vous utilisiez Gmail, Outlook, Yahoo! Mail, Free ou Thunderbird, accédez à ces informations en quelques clics.

Retrouvez dans cet article les principales étapes d’un bon nettoyage de sa boîte email ainsi que les précautions à prendre à moyen et à long terme.

Le saviez-vous ?

En 2021, 319.6 milliards d’emails ont été envoyés quotidiennement dans le monde
En moyenne, un email diffuse 4g de CO2, équivalent au bilan carbone d’une ampoule basse consommation allumée durant 6 minutes
Un email ayant une pièce jointe volumineuse peut rejeter jusqu’à 35g de CO2
Seulement 18% des newsletters sont ouvertes
Les spams reçus, même s’ils ne sont pas ouverts, ont le même impact qu’un email classique
Près de 62 trillions de spams sont envoyés annuellement, cela correspondrait à l'empreinte carbone des émissions annuelles de 300 000 véhicules

Nettoyage de la boîte email : suivez le guide

Afin de nettoyer sa boîte de messagerie, il est important de suivre certaines étapes :

Classez vos emails : En cliquant sur la flèche allant vers le bas, à droite de la barre de recherche se trouvant en haut de votre boîte email, vous aurez accès aux différents filtres disponibles vous permettant de trier vos emails par taille, date, nom d’expéditeur ou objet sans oublier les “Noreply” ou les newsletters “inutiles”.
Débarrassez-vous des emails filtrés et nettoyez vos conversations : Après avoir filtré les emails, choisissez ceux que vous comptez supprimer et cliquez ensuite sur “Supprimer”. Dans le cas où vous avez de longues conversations, ayez le réflexe de sélectionner les messages les plus récents et supprimez les autres plus anciens. Pensez également à nettoyer tous les doublons générés par la synchronisation.
Pensez à vider la corbeille : Cette opération peut être soit effectuée manuellement en faisant un simple clic droit sur l’onglet “Corbeille” et “Vider la corbeille”, ou être automatisée dépendamment du fournisseur en question. Notez que sur Gmail et Yahoo Mail, les emails mis à la corbeille ainsi que les spams sont supprimés après 30 jours.
Modérez la réception des emails indésirables : En vous désinscrivant des newsletters que nous ne lisez pas. Pour ce faire, cliquez sur le lien “Désabonnez-vous” se trouvant en bas de chaque newsletter (il est souvent écrit en minuscule). Et dans le cas de réception d’emails indésirables envoyés par des inconnus ou d’emails marketing non autorisés, vous avez la possibilité de les bloquer en cliquant sur le bouton “Signaler en spam”.

Habituez-vous à de nouvelles pratiques :

Réduire le nombre et le poids des pièces jointes : Les pièces jointes sont souvent la partie la plus volumineuse d’un email. Avant d’en envoyer, demandez-vous si cet envoi est nécessaire. Et pour envoyer des fichiers “lourds” ou des dossiers entiers, avoir recours à un service d'envoi de fichiers est recommandé. Vous pouvez ensuite coller le lien vers le fichier dans votre e-mail. L'un des principaux avantages de cette solution est que le fichier n'est envoyé qu'une seule fois et que vous pouvez supprimer l'e-mail une fois que vous avez terminé de le traiter. N'hésitez pas à réduire le poids des documents, images et vidéos en utilisant des outils de compression.
Diminuer le nombre de destinataires : Dans le cas par exemple de l’envoi d’un email contenant une pièce jointe de 10 Mo à une liste de 20 personnes, elle sera dupliquée pour chaque destinataire. Par conséquent, 200 Mo de stockage sera cumulé pour un seul email. Ainsi, avant chaque envoi, veillez à n’envoyer votre email qu’aux personnes concernées qui sont les plus susceptibles de le lire et d’y répondre.
Limiter la taille de la signature : Notez que cette pratique a un impact non négligeable sur le poids d’un email. De plus, l’ajout d’images peut décupler le poids d’un email, encore plus lorsque les emails deviennent une véritable conversation et que la signature est appliquée plusieurs fois ! Votre signature comportant votre nom et celui de votre entreprise est largement suffisante.

Établir de nouvelles habitudes

Une fois que l’on a nettoyé sa boîte email, on a instantanément envie de la garder “clean” durant toute l’année. Voici donc quelques actions à entreprendre afin de mieux gérer vos emails quotidiennement :

Privilégier la messagerie instantanée : Dès que vous dépassez 3 échanges par email ou que vous remarquez que la communication devient plus complexe, il vaut mieux poursuivre l’échange par téléphone ou par messagerie instantanée (tel que Teams par exemple) pour plus d’efficacité.
Favoriser les abonnements RSS aux newsletters : Il vous suffit d’ajouter un fil d’actualité à votre boîte email et le consulter dès que vous êtes libre ou que vous en avez l’envie.
Adopter la méthode “Inbox Zero” : Cette approche vous évite de vous éterniser dans votre boîte de réception et de reprendre votre travail le plus rapidement possible. Plus concrètement, cela consiste à répondre à l’expéditeur tout en effectuant la tâche demandée dans le corps de l’email. Si aucune action n’est requise, l’email doit être classé dès que possible et organisé pour une éventuelle utilisation.
Archiver ou signaler les messages demandant plus de temps ou dont le traitement nécessite d’obtenir des informations complémentaires