SharePoint est une plateforme de gestion de document, implantée dans la suite Microsoft 365. Cet outil sécurisé améliore le travail en équipe. Tous les utilisateurs partagent des données dans un seul et même endroit. Cet espace de projet aux multiples fonctionnalités se veut collaboratif. Les échanges d'informations sont simplifiés. Découvre z en quoi SharePoint peut vous être utile pour les PME et comment bien utiliser cet outil.
SharePoint est un outil intégré à Microsoft 365. Ces fonctionnalités sont multiples. Il sert, par exemple, de plateforme de gestion de contenu. Il héberge les données de l'entreprise, comme des documents de travail, les sources graphiques, des photos, etc. Les utilisateurs peuvent accéder à ces données, où qu'ils soient et à partir de n'importe quel appareil connecté. Il s'agit d'un logiciel web, une connexion Internet est donc nécessaire pour y accéder.
Quelle est l'utilité de SharePoint pour les PME ?
SharePoint est un outil polyvalent, offrant de multiples possibilités. Par exemple, il permet la création de sites internet, de sites intranet ou de sites extranet à l'aide d'une bibliothèque d'outils préfabriqués. Il offre également un espace de stockage de données et d'applications. Les utilisateurs peuvent partager des documents de travail, consulter les comptes-rendus des réunions, etc.
Autre particularité de SharePoint, sa fonction gestion de projet. Vous organisez toutes les données liées à un projet client selon une arborescence claire. Lors de la création d'un nouveau projet, l'outil vous fait gagner du temps. En effet, il vous suffit de dupliquer l'organisation d'un client similaire pour établir un suivi de projet inédit.
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Une collaboration fluide entre les équipes et services d'une entreprise
Imaginez une entreprise ou les collaborateurs ne travaillent pas sur le même site. SharePoint offre l'avantage de conserver un lien constant. Tous les utilisateurs reçoivent les mises à jour des documents en temps réel. Vous gagnez du temps dans les échanges et les projets avancent plus rapidement. Les données d'un même projet sont centralisées pour permettre au responsable de travailler de manière plus fluide.
SharePoint répond aux enjeux des menaces sur le vol de données. Cet outil est particulièrement exposé aux cyberattaques. Les utilisateurs accèdent à la plateforme par n'importe quels objets connectés. Pendant les transferts de données, les cybercriminels peuvent réaliser une attaque "Man-In-The-Middle" et intercepter les informations. Conscient de ces enjeux, Microsoft a doté son outil de fonctionnalités de conformité et de sécurité particulièrement efficaces dans la protection des données sensibles.
Compatibilité avec d'autres outils Microsoft pour optimiser le temps de travail
SharePoint peut exploiter d'autres outils Microsoft, comme Teams. Vous planifiez vos réunions sur une seule et même plateforme, en invitant les membres d'une liste en particulier. Vous bénéficiez également d'outils d'analyses et d'intelligence, appelés Business Intelligence. Ainsi, vous profitez d'analyse de données rapides pour optimiser vos orientations ou stratégies d'entreprise.
Les bonnes pratiques pour utiliser tout le potentiel de SharePoint pour les PME
Pour exploiter tout le potentiel de SharePoint et profiter de ses fonctionnalités, voici quelques conseils préalables. Chaque utilisateur pourra alors bénéficier d'un outil optimal et gagner en confort de travail.
Utiliser une arborescence claire pour le stockage de données
La gestion documentaire sur SharePoint n'est appréciable que si vous prenez le temps d'organiser vos fichiers. Vos collaborateurs doivent savoir où déposer leurs documents et où retrouver les informations. Pour créer une arborescence efficace, faites le point sur la nature de vos données, de vos clients, etc. Les noms des fichiers doivent également être cohérents sur toute la plateforme SharePoint pour retrouver plus facilement les informations.
Configurer les droits d'accès des utilisateurs
La réglementation sur le traitement des données impose un cadre strict aux entreprises. La mise en conformité est obligatoire pour assurer la protection des informations et éviter des sanctions financières. SharePoint abrite de nombreuses données confidentielles. Vous devez donc être vigilant sur les paramètres de sécurité. Configurez les autorisations d'accès de chaque collaborateur. SharePoint vous permet de créer des groupes utilisateurs. Les droits d'accès se donnent à un groupe entier, et non personne par personne.
N'oubliez pas de réaliser une maintenance régulière de SharePoint en réalisant les mises à jour de sécurité. Ne conservez pas non plus des droits d'accès à des utilisateurs qui ont quitté l'entreprise.
Automatiser les processus et personnaliser l'outil avec d'autres applications Microsoft 365
Pour améliorer l'organisation de vos fichiers, vous pouvez automatiser les processus. Les workflows optimisent la gestion des fichiers. Ils peuvent, par exemple, transférer un document à sa place, ou le soumettre à validation avant une publication. Vous évitez ainsi les erreurs humaines qui peuvent survenir.
Optimisez votre SharePoint avec d'autres applications Microsoft 365. Vous améliorez le partage de documents en cours de réunion. Vous pouvez installer Microsoft Access, Active Directory pour sécuriser les processus de workflow, etc. Planifiez, organisez votre SharePoint avec des fonctionnalités plus avancées pour gagner en performances.
L'utilisation d'un outil SharePoint pour les PME peut également nécessiter une formation auprès de vos collaborateurs.
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