Chaque mois, retrouvez notre sélection des nouveautés déployées dans Microsoft 365. Pour le mois de Juin 2021, de nombreuses fonctionnalités couvrent les applications Teams, Onedrive, Sharepoint sans oublier les administrateurs de la suite de référence éditée par Microsoft.
Bonne nouvelle ! La mise en page de « la Grande Galerie » pour les réunions sur Mobile Teams est enfin mise à niveau.
Optimisée pour les mobiles, cette mise en page enrichira l’expérience utilisateur en permettant le positionnement jusqu’à 10 participants par page sur votre écran (téléphone ou tablette). Vous pourrez également parcourir l’ensemble des informations des participants à la réunion.
Les utilisateurs Teams pourront découvrir la nouvelle fonctionnalité « Réactions » lors de leur réunion leur permettant de réagir aux messages des participants. Cette option sera disponible sur les applications Teams desktop et Teams mobiles et s’applique au partage de bureau, de fenêtre, de PowerPoint et de tableau blanc.
Dans ce sens, les participants peuvent choisir parmi quatre types de réaction différents : les applaudissements, le rire et le cœur…, l’envoyer ensuite aux participants à la réunion et lever ainsi le menu volant dans la barre de contrôle.
Par la suite, après le partage du contenu, les réactions flotteront sur le contenu et seront visibles par tous les participants.
Il faut savoir que les « réactions » seront activées par défaut. Dans le cas où vous procéderez à la désactivation par défaut pour les utilisateurs, ils pourront toujours l’activer dans leurs réunions s’ils ont le statut d’organisateur à partir de la page d’options.
Finalisé en mai dernier, le déploiement des fonctionnalités du webinaire Teams promet de nombreuses surprises et avantages. Les utilisateurs auront la possibilité d’accéder à une page d’inscription simplifiée avec une confirmation via courriel. Ils pourront également consulter un rapport d’inscription et de présence.
De plus, lors de la planification d’une réunion, les utilisateurs pourront voir l’option Webinaire dans un menu déroulant dédié et auront également la possibilité d’ajouter d’autres participants (la fonction d’inscription étant activée par défaut pour tout le monde).
Ces fonctionnalités seront disponibles pour les utilisateurs disposant des licences suivantes : Office 365 ou Microsoft 365 E3/E5/A3/A5/Business Standard/Business Premium. Pour les autres, une disponibilité temporaire est proposée aux utilisateurs de Teams pour tester les fonctionnalités.
Ayant pour objectif la création d’une expérience plus inclusive pour les participants malentendants, sourds ou ayant différents niveaux de maîtrise de la langue, Microsoft Teams met à leur disposition une mise à jour des fonctionnalités de la transcription en direct avec attribution des orateurs.
Au programme : un enregistrement écrit des conversations disponibles pendant et après la réunion ainsi qu’une possibilité de suivi et de révision ultérieure pour une productivité optimale.
Plusieurs mises à jour sont à prévoir au niveau des réunions d’équipes organisées sur Teams.
La première concerne l’option de verrouillage afin d’empêcher systématiquement les tentatives de connexion indésirables. Cette option permettra l’affichage d’un message indiquant que la réunion en cours est verrouillée.
Par ailleurs, une limite au niveau des destinataires des invitations sera établie : les utilisateurs d’Outlook (Win32 et Win64) ne pourront pas planifier ou replanifier une réunion avec un nombre de participants supérieur à la nouvelle limite de 750 destinataires. Si ce nombre est dépassé, ils en seront informés via une boîte de dialogue.
Autre mise à jour importante : les organisateurs et les présentateurs de réunion pourront baisser toutes les mains levées durant les réunions d’équipe. Pour ce faire, il leur suffit d’accéder à la liste des participants, de cliquer sur l’option en haut à droite de la liste et de choisir de baisser toutes les mains.
Microsoft Teams prévoit de prendre en charge l’option de cryptage de bout en bout (E2EE) pour les appels VoIP Teams sur Desktop et Mobile. Cette option permettra de chiffrer les informations à leur origine dans le but d’optimiser la sécurité et la confidentialité des appels des participants.
Le déploiement est prévu pour le mois de juillet et ne prendra en charge que les fonctionnalités d’appels de base. Les administrateurs, de leur côté, pourront activer E2EE selon leurs besoins et leurs envies tandis que les utilisateurs finaux verront l’option (désactivée par défaut) dans leurs paramètres et pourront l’utiliser à volonté.
Avis aux professionnels oubliant souvent de cliquer sur le bouton d’enregistrement durant les réunions importantes : la nouvelle version de Microsoft Teams proposera bientôt une option d’enregistrement automatique et programmé.
Adaptée aux ordinateurs de bureau, aux mobiles ainsi qu’à la version web, cette future caractéristique permet aux utilisateurs de procéder à une configuration personnalisée.
Pour ce faire, il suffit d’accéder aux « Options de réunion » et de cocher le paramètre « Enregistrer automatiquement ». Par la suite, l’enregistrement sera opérationnel dès l’instant où le premier participant aura rejoint la réunion. Concernant la sauvegarde, cette dernière sera effectuée au niveau du OneDrive de l’initiateur (dans le cas d’une réunion planifiée en privé), sur Sharepoint (pour les réunions de canal) ou sur Stream.
Dans ce sens, l’initiateur et l’organisateur de la réunion pourront tous deux acquérir des droits de propriété sur l’enregistrement.
Prêtes à être téléchargées et installées, les dernières fonctionnalités de Microsoft Teams sur téléphone optimiseront largement la productivité de tous ses utilisateurs. Ces derniers pourront découvrir, entre autres, divers changements et nouveautés :
Une mise à jour de fonctionnalité verra prochainement le jour sur Teams et saura ravir ses utilisateurs mobiles. Le principe est simple : les participants à la réunion auront la possibilité d’entendre le son diffusé sur l’appareil du présentateur en temps réel. Ce partage concerne les vidéos, la musique, ainsi que les différentes applications audios.
Prévue pour fin juin, la fin de ce déploiement permettra aux utilisateurs d’iPhones/iPads ainsi que d’appareils Android de découvrir une option supplémentaire leur permettant d’inclure l’audio de leur appareil lors du partage. Ils auront également la possibilité de désactiver librement ce partage dépendamment de leurs besoins pour chaque session.
Rappelons que cette fonctionnalité est disponible pour iPhone et iPad sous IOS 13. Elle est également compatible avec les téléphones et tablettes fonctionnant sous Android 10 ou une version ultérieure.
Dans une optique d’alignement, la barre de recherche apparaissant habituellement pour les utilisateurs identifiés de SharePoint, des dossiers OneDrive ainsi que des listes Microsoft. Elle sera dorénavant visible pour les utilisateurs « invités ». Ils pourront la retrouver en haut au milieu de la page en question dans la barre de navigation de la suite Office365.
Enfin, la version ciblée (destinée aux utilisateurs et à l’organisation sélectionnés) est en cours de déploiement. La version standard, quant à elle, sera exploitable d’ici fin juin.
Des mises à jour sont à prévoir prochainement au niveau de la gestion des sites d’équipe connectés, de l’affichage ainsi que des sites de canaux. Par conséquent, l’expérience utilisateur sera à l’avenir de plus en plus simplifiée.
Ces modifications concerneront en premier lieu la classification du site qui sera désormais en lecture seule dans SharePoint. Idem pour les étiquettes de sensibilité et pour les barrières d’information. De plus, les autorisations de site seront uniquement gérées à partir des paramètres de l’équipe.
Côté affichage, une icône Microsoft Teams sera visible dans l’En-tête ainsi qu’un bouton « Aller au Canal » dans la barre de commandes de la bibliothèque de documents. Pour finir, le lien « Aller à la chaîne » a été mis à jour dans l’optique d’être automatiquement disponible dans la barre de commandes lors de l’affichage des bibliothèques de documents.
Les utilisateurs de PDF sur One Drive Android pourront prochainement découvrir 3 nouveaux modes de couleur lors de l’affichage : jour, nuit et sépia. Ils auront également davantage de contrôle sur l’apparence des PDF ainsi que sur la quantité de lumière bleu visible. Pour ce faire, il suffit de sélectionner l’option « Apparence » et de choisir par la suite le cercle coloré contenant les différents choix d’éclairage.
M365 souhaite proposer à ses utilisateurs un tableau de bord contenant un rapport détaillé des réunions : informations sur la participation aux réunions régulières des équipes ainsi qu’à celles concernant l’inscription et la participation aux webinaires avant et après la réunion. Le déploiement a déjà commencé début juin et se terminera fin août.
Une fois disponible, cette nouvelle option donnera l’opportunité à l’organisateur de la réunion de visualiser les rapports sans téléchargement ainsi que les données d’inscription et de participation jointe.
La fonctionnalité sera déployée par défaut sur OFF et les administrateurs informatique pourront activer en toute autonomie le tableau de bord.
Article rédigé par Safaa - Rédactrice
"Toutes les grandes personnes ont d’abord été des enfants, mais peu d’entre elles s’en souviennent."Antoine de Saint-Exupéry
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