Comment manager des milliers de comptes Microsoft 365 ?

Faisant partie des applications informatiques les plus populaires et les plus utilisées au sein des entreprises, la messagerie électronique possède plusieurs solutions efficaces, faciles et souvent gratuites. Néanmoins, dans le milieu professionnel, les collaborateurs sont obligés à maintes fois d’effectuer une sélection permanente dans la totalité de leurs emails indésirables, ce qui peut prendre du temps. 

Il devient donc primordial d’opter pour une solution de management professionnelle pour une organisation réussie et un gain de temps inestimable. 

De son côté, Provectio a su proposer durant des années à ses clients la solution la plus réputée du marché : Microsoft Exchange. Plusieurs avantages sont au rendez-vous ainsi que plusieurs options complémentaires qui en ravirons plus d’un.  

Découvrons plus en détail les points forts de Provectio en matière de management de boîtes aux lettres ainsi que les bonnes pratiques de sécurité recommandées par nos experts.

Quels sont les types de messagerie proposés par Provectio ?  

Chez Provectio, nous mettons à la disposition de nos clients des messageries principalement hébergées chez Microsoft 365 et de moins en moins de serveurs de messagerie hébergés physiquement chez le client.  

Pour ces derniers, ce sont spécialement des messageries Microsoft Exchange : chaque ordinateur possède une boîte email ayant un quota managé par l’administrateur. D’autres options sont également proposées, à savoir le partage des agendas, la synchronisation des contacts, la synchronisation via des smartphones ainsi que l’option de réponse automatique (pratique en cas de congé par exemple). 

Au niveau de Microsoft 365, on peut retrouver les mêmes options et dépendamment de chaque licence, on peut également avoir accès à d’autres avantages supplémentaires : un espace de cloud OneDrive, le téléchargement de la suite bureautique de référence (Word, Excel...) et en plus des applications facilitatrices telles que SharePoint ou  Teams.

De plus, de nouvelles applications sont régulièrement mises en service selon les options sélectionnées pour sa licence (Microsoft Planner permettant la gestion des tâches sur un projet, Microsoft Bookings pour simplifier la planification des agendas, ou Microsoft Forms permettant l’élaboration de formulaires).  

Les caractéristiques et les avantages du service de management Provectio

Le service de management des boîtes aux lettres proposé par Provectio enveloppe divers volets notamment les réponses aux questions des utilisateurs via un service de ticketing : cette option inclut la réponse au différentes questions et demandes des clients et la résolution des incidents. 

Ce service a également comme objectif principal le maintien du service opérationnel des offres. Ainsi, dans le cas de clients hébergés chez Provectio, nous vérifions régulièrement le bon fonctionnement des serveurs pour s’assurer qu’il n’y a pas d'incident au niveau du service et qu’il n’y a pas de pertes en cas de panne majeure. 

Maxime Roger, Project Manager Microsoft 365 chez Provectio cite plusieurs avantages : 

• Chaque utilisateur dispose d’une boîte email de 50 Go 
• Une option d’archivage en ligne de 50 Go  
• Un moteur de recherche hautement puissant  
• Un antimalware intégré automatiquement sur Outlook 
• L’option de filtrage Sophos Email Gateway : une console cloud en ligne permettant d’analyser tous les emails que reçoit l’organisation et de repérer ceux qui sont indésirables. 

De leur côté, les services complémentaires à savoir : l’option de gestion des calendriers et les outils collaboratifs sont proposés à la carte, dépendamment des exigences de chaque client.  

Les bonnes pratiques de sécurité et d'utilisation de sa boite aux lettres

Selon Maxime Roger, 

« Même si aujourd’hui, la plupart des clients optent pour l’hébergement de leur messagerie chez Microsoft 365, cela ne signifie pas forcément qu’ils sont sécurisés de A à Z ». 

Les attaques sont donc une réalité qu’il ne faut pas ignorer et pour les contrer, il est de plus en indispensable d’établir des systèmes de double identification : quand un client va se connecter pour la première fois sur sa messagerie, un message d’alerte sera envoyé vers son téléphone.

Il aura par la suite le choix entre accéder à sa messagerie via un code enregistré sur son téléphone ou le déverrouiller avec une empreinte de son doigt. Il faut noter que toutes ces options sont incluses dans la plupart des licences.  

Pour les bonnes pratiques d’utilisation de sa messagerie, plusieurs recommandations sont à prendre en compte :  

• Eviter d’avoir une boîte aux lettres très « pleine » afin de pouvoir y accéder plus rapidement 
• Opter pour l’« Inbox Zero » : ce procédé permet d’obtenir un tri d’emails optimisé et une boîte de réception vide lorsqu’on termine sa journée de travail.  
• Créer peu de sous-dossiers : l’un contenant les emails à traiter, un autre pour les emails urgents et un autre dédié aux newsletters et un autre comprenant par exemple les emails déjà traités. 

Sauvegarde et déploiement de messagerie : mode d'emploi 

Il faut noter que toutes les données des clients chez Provectio sont hébergées et sauvegardées sur deux Data Centers qui les répliquent ensemble. Néanmoins, en cas de perte, il est important d’avoir une sauvegarde permettant une récupération facile.  

Et vu que Microsoft ne propose pas cette option, Provectio met à la disposition de ses clients un service de sauvegarde motorisé par Veeam Backup 365 : l’environnement du client est sauvegardé (emails, Drive, Sharepoint et Teams) pour être sauvegardé ensuite par nos Data Centers. Dans ce sens, une rétention de sauvegarde pouvant aller jusqu'à plusieurs années est proposée. 

Au niveau du processus de déploiement de la messagerie, plusieurs étapes sont à suivre :  

• L’analyse complète des nécessités et exigences du client pour les valider par la suite avec lui 
• Une confirmation via une analyse plus détaillée dans le but de confirmer tous les détails 
• La préparation interne de la commande : organisation de l’environnement en question avant de passer en production, récupération des informations relatives aux noms des domaines, utilisateurs, comptes utilisateurs… 
• La migration et la mise en production chez le client 
   

« Le plus complexe à appréhender sur les projets Microsoft 365 n’est pas forcément la phase de production de la commande mais surtout la phase initiale d'analyse »,  précise Maxime Roger. 

Pourquoi Provectio ?

En faisant confiance à Provectio, proximité, écoute, compétences et accompagnement de A à Z seront au rendez-vous et ce peu importe le niveau de difficulté du projet en question.  

Notre Project Manager assure :

 « Notre approche de chaque projet est orientée vers la satisfaction et le résultat. Notre expertise et notre expérience nous permettent une finesse de paramétrage rare chez les intégrateurs informatiques ». 

De plus, nous organisons régulièrement des événements dans lesquels nous présentons la solution, les différents outils suggérés et leurs nouveautés, sans oublier toutes les bonnes pratiques d’utilisation.  

N’hésitez pas à demander les dates de nos futures sessions, nous serons ravis de vous y rencontrer !

Et afin de profiter du savoir-faire de nos experts Provectio, n’hésitez pas à nous contacter en remplissant ce formulaire. Notre équipe sera ravie de vous recontacter !