Comment mieux maîtriser ses dépenses informatiques ?

La gestion et l'organisation des dépenses informatiques est une étape essentielle pour toute entreprise afin de développer son activité.  

En ce sens, une gestion anticipative, maîtrisée et efficace vous évite d'avancer dans le noir. Et pour que tout se passe bien, il faut d'abord définir les méthodes et les étapes à suivre, opter pour la bonne cible, mettre en pratique des processus compréhensible en se servant d’outils performants et effectuer une évaluation spécifique de vos progrès. 

De plus, en rationalisant vos opérations commerciales, vous éviterez beaucoup de gaspillage et ferez un meilleur usage de vos ressources. 

Actuellement, le budget de la DSI représente une part croissante des budgets totaux de l'ensemble des entreprises. Il est donc essentiel que vous utilisiez bien votre capital pour répondre aux exigences de sécurité et de modernisation de votre entreprise. Voici les principales étapes pour mieux gérer votre budget informatique. 

Prévisions et audit : premières étapes d’une bonne maîtrise des dépenses informatiques

Afin de maîtriser vos coûts informatiques, vous devez d'abord bien les comprendre et les estimer. Pour prévoir les budgets DSI, il serait intéressant de s'appuyer sur les éléments suivants : 

• Un Plan stratégique complet
• Une liste des projets terminés, en cours et futurs
• La valeur ajoutée et la rentabilité de ces différents projets
• Les positions optimisées en termes de coûts
  

« Il est beaucoup plus facile à tout moment de prévenir un mal que de rectifier des erreurs. » - George Washington 

Que vous souhaitiez faire évoluer votre parc informatique ou vous prémunir de tous les risques, un audit est une étape incontournable. En faisant l'inventaire de votre parc informatique, vous aurez un portrait complet de votre situation. Non seulement vous pouvez vérifier si votre système informatique est parfaitement opérationnel ou s'il doit être repensé pour gagner en efficacité.

En se débarrassant du matériel obsolète, mais aussi en prenant des mesures simples comme éteindre le matériel ou le mettre en veille prolongée la nuit et le week-end, les coûts énergétiques associés à votre ordinateur seront également réduits. Pour l'impression aussi, adoptez une politique d'économie qui impactera considérablement votre facture : n'imprimez que lorsque c'est absolument nécessaire, favorisez le recto-verso et le noir et blanc… 

Priorisez un bon entretien et une sécurité optimale pour des économies garanties

Le matériel informatique est un investissement colossal, représentant en moyenne un tiers du budget informatique d'une entreprise. Prenez donc bien soin de vos appareils pour prolonger leur durée de vie. Pour ce faire, veillez à nettoyer régulièrement les postes de travail pour éviter que les systèmes ne ralentissent et ne surchauffent, et procédez à des analyses pour rechercher des éventuels virus.  

Par ailleurs, ne négligez pas la sécurité : les attaques de ransomwares et les pertes de données informatiques sont de réels dangers pour les entreprises. Les perturbations commerciales qu'ils provoquent peuvent nuire à votre image de marque auprès de vos clients et partenaires.  

Pour limiter les risques, allouez une partie du budget à la sécurité : établissez des systèmes de protection des données et des plans de reprise fiables après sinistre pour vous aider à réagir aux catastrophes et aux cyberattaques. C'est un investissement essentiel qui réduit les coûts à long terme. 

Les mesures à entreprendre 

Établir un meilleur contrôle des dépenses informatiques passe obligatoirement par l'élaboration d'une politique de dépenses pour votre entreprise, pour au moins trois raisons fondamentales : 

• Un contrôle assuré des coûts d'exploitation de votre entreprise pour avoir une vision plus claire du budget à prévoir 
• Avoir la capacité d’effectuer de la comptabilité analytique 
• Être propriétaire de toutes les factures et éviter les ajustements fiscaux. 
  
  

Voici donc une liste des mesures que peut prendre votre entreprise pour optimiser les dépenses des employés : 

• Établir des budgets par type de dépense : Vous pouvez reprendre le contrôle de votre trésorerie en fixant un budget maximum par employé en fonction des différentes dépenses effectuées. Ce budget doit être suffisamment important pour ne pas entraver la réalisation des tâches.
• Mettre en place de vrais processus : La gestion des dépenses informatiques d'une entreprise demande de la rigueur. Chacun doit s'en tenir à sa mission et respecter les procédures établies. Pour ce faire, assurez-vous de les communiquer clairement à tous les employés et apprenez-leur à s'assurer qu'ils sont respectés. 
• Effectuer un suivi centralisé des abonnements : Chaque entreprise dispose d'une variété d'abonnements différents (logiciel SaaS, SEA, etc.). Assurez-vous donc de pouvoir trouver facilement chaque facture pour éviter des frais déraisonnables. 
• Numériser votre gestion des dépenses : Utilisez un système assurant la récupération automatiques des factures pour les inclure dans votre système comptable. Dans ce sens, il existe des options pour proposer des solutions d’administration des demandes d'achat ou de gestion des dépenses en temps réel. 

D’autres gestes qui peuvent faire la différence 

Réduire son budget informatique ne veut pas dire le sabrer en faisant des choix que l'on peut regretter avec le recul. Vous pouvez choisir du matériel peu coûteux ou laisser « vieillir » votre parc informatique.  

Finalement, l'essentiel est de se rendre compte qu’il existe des échecs répétés pouvant mettre une entreprise à genoux... 

Par conséquent, pour limiter vos dépenses informatiques, il ne vous reste plus qu'à opter pour quelques gestes utiles : 

• Trier les applications et les serveurs inutilisés ou en double  
• Réduire les coûts de licences logicielles 
• Prolonger la durée de vie des équipements informatiques par la maintenance (ex : arrêt des postes de travail la nuit, nettoyage régulier des ordinateurs…) 
• Favoriser l’externalisation de certains services (outsourcing) 

Avec ces quelques astuces, vous pourrez maîtriser plus facilement votre budget informatique. Nous sommes également à votre disposition pour vous aider à gérer tout incident informatique imprévu ! 

Sources :  

https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-10-priorites-de-depenses-it-86680.html 

https://www.organisation-performante.com/maitriser-ses-depenses-it-pour-rester-en-tete-de-la-competition/ 

https://www.zdnet.fr/pratique/comment-compresser-son-budget-it-sans-toucher-aux-projets-vitaux-39831456.htm