Comment gérer le télétravail au sein de votre entreprise ?

Le télétravail est adopté par de nombreuses entreprises : notre façon de travailler et de communiquer a évolué depuis l'avènement des nouvelles technologies.

Ces changements nous permettent d'explorer de nouvelles possibilités de travail et de nous remettre en question pour adapter nos activités professionnelles au bénéfice de tous. C'est un concept que chaque entreprise doit prendre en compte vu qu’il a un réel impact, et chacun a un rôle à jouer au niveau de la gestion des conditions de télétravail pour que tout se passe dans de bonnes conditions.   

Pour ce faire, des outils de travail à distance pour managers et salariés assurent la continuité de votre activité en entreprise tout en permettant aux individus de s'épanouir et de relever les défis de cette nouvelle ère. 

Que vous mettiez en place le télétravail au cas par cas ou pour la totalité des salariés, il est crucial de développer une approche considérant les enjeux du télétravail et leur lien avec la vision stratégique de votre entreprise. 

Les étapes-clés d’une bonne gestion du télétravail 

Le télétravail est l'un des enjeux stratégiques de l'entreprise, avec des implications à la fois internes et externes. Par conséquent, sa gestion est tout aussi importante. Ainsi, la mise en place du télétravail nécessite le respect de plusieurs étapes : 

• L’établissement d’une étude de faisabilité : Il s'agit d'explorer toutes les notions de travail à distance tout en répondant aux nécessités en termes d'objectifs à atteindre (qualité, coût, délais) pour votre entreprise. Le but ici est de confirmer la possibilité de mettre en place le télétravail : faire un état des lieux du matériel et des solutions existantes pour analyser quels outils est nécessaire pour que chacun puisse mener au mieux ses activités. 

Enfin, observez si les employés sont capables d'utiliser le système et si les tâches de chacun peuvent être effectuées à distance dans le cadre de leur travail. Un plan d'intervention normatif et intégré peut également être élaboré. 

D’ailleurs, il peut être nécessaire d'introduire progressivement le télétravail : débuter par un jour/semaine, fixer des journées de présence obligatoires pour tous les salariés pour maintenir la cohésion, etc. 

• Prioriser la communication : Étape clé de tout projet, la communication sera le moteur de l'introduction du télétravail dans le quotidien des collaborateurs. Elle traversera tout le processus de mise en œuvre du nouveau système et sera réalisée à différents niveaux et adaptée au public. En amont, elle mettra en exergue les orientations en rappelant le contexte et en introduisant les buts et objectifs, les méthodes, les moyens et les délais. Il est d’ailleurs toujours bon d'utiliser divers canaux et méthodes de communication en télétravail. 
  

• Mettre en place les outils : Le télétravail est mis en place en installant divers équipements et matériels. Il est important que les managers discutent avec leurs équipes pour comprendre comment ils se sentent vis-à-vis de cette nouvelle situation de travail . C'est un excellent moyen de voir s'il y a des demandes spécifiques de formation et d'achat d'équipement. 
  

• Assurer un pilotage et un suivi permanents : Il est important de vérifier que la mise en place du travail à distance a bien été mise en place et que les orientations du plan en amont ont été respectées au sein de votre entreprise. Un suivi va vraiment aider à évaluer la situation pour accompagner au mieux les collaborateurs en travail à domicile lors des réunions d'équipe en communiquant régulièrement ou en créant des espaces collaboratifs. 

De plus, il peut être nécessaire de définir une politique de sécurité informatique forte en restreignant et en protégeant les accès externes, et l'utilisation systématique de VPN est souvent utile pour l'authentification à deux facteurs. Aussi, il est recommandé de tester régulièrement la sauvegarde et la protection des différentes données et activités disponibles. 

En outre, les salariés doivent également prendre note de certaines recommandations telles que l'utilisation de l’équipement uniquement à des fins professionnelles, le respect des consignes de sécurité de l'entreprise, la réalisation de mises à jour de sécurité régulières et l'utilisation de mots de passe dont la force varie en fonction de l'appareil et de la connexion. 

Les différents outils proposés pour faciliter le télétravail au quotidien

Pour réussir dans le travail à distance, les solutions de collaboration sont un atout majeur. En effet, faciliter le partage et la communication grâce aux outils de visioconférence, de messagerie et de partage assure plus de synchronisation entre les équipes en télétravail : 

• Les outils de messagerie : Qu'ils soient instantanés ou non, des outils comme Outlook par exemple via des plateformes d'entreprise sont un excellent moyen de communiquer directement ou indirectement. Ils sont essentiels pour faciliter la communication et tenir tout le monde informé de ce qui se passe dans la vie d’entreprise. 
  
• Les outils de conférence vidéo : Pour augmenter l'assiduité lors d'une réunion ou rendre un entretien plus formel, les outils de conférence Web tels que Skype, Yahoo Messenger permettent d'échanger en direct et en vidéo avec vos interlocuteurs. Dans ces applications, le partage d'écran peut être utilisé pour garantir la compréhension de l’ensemble des participants 
  
• Les outils de partage : Ils permettent aux travailleurs à distance d'engager et de suivre en temps réel les tâches de chacun, l'avancement des projets et les événements planifiés ou imprévus dans l'entreprise. Rester connecté et à jour est moins compliqué grâce à une plateforme où vous pouvez réviser en ligne et vous connecter avec toutes vos équipes en télétravail. De ce fait, le sentiment d'isolement est rompu pour laisser place à la cohésion d'équipe associée au partage. 

Les points forts et particularités de Microsoft 365 

Microsoft 365 vous offre un accès sécurisé aux meilleurs logiciels du marché, à de puissants services cloud et à des fonctionnalités de sécurité avancées depuis n'importe quel appareil, à tout moment et en tout lieu.  

Ainsi, vous pouvez connecter tous vos collaborateurs en télétravail aux outils et contenus indispensables à leur performance au quotidien, tout en vous libérant des contraintes liées à la distance. 

L'adoption des solutions Microsoft 365 peut apporter plusieurs avantages à votre entreprise :  

• Simplification du travail collaboratif  
• Sécurité en termes de stockage et de protection des données  
• Réduction coûts et économies pour l’entreprise  
• Fiabilité technique au rendez-vous 

En plus de regrouper vos licences logicielles de base (c'est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et OneDrive), la suite Microsoft 365 promet d'inclure tous les outils essentiels pour collaborer n'importe où. En plus de ces outils facilement accessibles, vous trouverez un écosystème complet, robuste et évolutif sur les postes de travail et sur le web. De plus, de nombreux outils tiers facilitent la navigation et la collaboration sans passer d'un logiciel à un autre. 

Teams : un outil de communication 100% collaboratif et intuitif 

C'est lors du premier confinement que les entreprises ont découvert le premier atout de Teams en matière de mobilité : les équipes peuvent partager des fichiers via OneDrive et SharePoint, ou organiser des points de progression sur des projets via la vidéoconférence. 

De plus, de nombreuses équipes ont commencé à communiquer quotidiennement par vidéo ou audio. Grâce à Teams , ils sont capables de maintenir la connexion et la cohésion d'équipe. 

Les utilisateurs peuvent bénéficier d'une utilisation intuitive grâce à un fil d'actualité central qui permet aux membres de l'équipe de collaborer facilement et intuitivement. Celui-ci résume toutes les informations et les interactions des employés et peut être lu plus tard si nécessaire. 

Par ailleurs, Teams est un excellent outil de collaboration qui permet à plusieurs personnes de visualiser et de modifier facilement et simultanément des fichiers. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si votre équipe travaille avec un document Word, Excel, Powerpoint, etc. et souhaite visualiser les modifications apportées en temps réel : avec Microsoft OneDrive, vous pouvez enregistrer vos fichiers dans un emplacement précis, les partager avec d'autres et y accéder depuis n'importe quel appareil (PC, Mac, smartphone, tablette) connecté à Internet. 

Enfin, l'un des autres points forts de l'environnement Microsoft dans le domaine du travail à distance est la parfaite intégration de Teams au sein de la suite Microsoft 365. Il lui assure un environnement professionnel et bien maîtrisé pour une longue durée et en toute sécurité car il correspond aux normes RGPD. Ce contrôle protège sérieusement les petites et moyennes entreprises ayant recours au télétravail (qui utilisent principalement Microsoft 365 et Teams) et sont par conséquent moins touchées par les attaques. 

Nous vous fournissons des outils qui vous permettent de sceller les informations partagées entre votre domicile (ou ailleurs) et votre entreprise, tout en mettant à votre disposition une solution de collaboration de pointe facilitant le partage d'informations. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à remplir notre formulaire de contact !  

Sources :  

https://www.capital.fr/votre-carriere/teletravail-comment-lorganiser-au-mieux-au-sein-de-votre-entreprise-1383772 

https://blog.peoplespheres.fr/mise-en-place-teletravail 

https://www.entreprises.cci-paris-idf.fr/web/reglementation/developpement-entreprise/droit-social/le-teletravail