4 astuces pour communiquer à distance

Le télétravail a connu une progression sans précédent ces derniers mois ! Evidemment la crise du COVID-19 et le confinement inhérent, y sont pour beaucoup. Nous avions tous à cœur de maintenir nos actions pour préserver l’activité économique de notre pays et garantir un niveau de production pour préserver, autant que faire se peut, nos entreprises.

Au-delà de ça, nous avons expérimenté cette nouvelle méthode de travail et le constat est qu’il est tout à fait possible d’être productif et efficace en télétravail avec des outils collaboratifs comme TEAMS..

Maintenant, un nouveau défi a été mis en lumière pendant cette nouvelle expérimentation...la communication.

Lorsque nous sommes au bureau, la question ne se pose pas. La communication, sous toutes ses formes, de la machine à café à la salle de réunion, est naturelle et intrinsèque à la vie au bureau. Dans le travail à distance, c‘est un vrai défi. Maintenir la communication, le travail d’équipe et par conséquent, la collaboration est un réel challenge.

Et comme nous vous l’avons suggéré dans notre précédent article dédié aux Soft Skills du télétravail, le travail à distance ne doit surtout pas signifier isolement et invisibilité.

Alors dans cet article nous vous proposons quelques astuces pour bien communiquer à distance et garder le lien avec vos équipes !

Astuce n°1 : Sélectionnez  les outils propres à votre entreprise...

Dans cette ère de transformation numérique et donc de digitalisation de nos organisations, un grand nombre d’outils “de communication” sont à notre disposition sur Internet.

Ici, l’idée est de choisir “LE” ou “LES” outils adaptés à votre entreprise pour recréer l’environnement collaboratif approprié pour le travail à distance de vos équipes ainsi que pour l'échange avec vos clients. N’en sélectionnez pas trop, afin de ne pas vous encombrez et privilégier des échanges qualitatifs.

...en précisez comment les utiliser

En effet, vous pourriez perdre certains collaborateurs en chemin si vous mettez à disposition trop d’endroits pour partager de l’information. Certains collaborateurs seront dépassés et auront peur de manquer les informations importantes.

Une fois votre choix fait, listez les dans un guide interne et clarifier leurs usages afin que chacun puisse les appréhender convenablement.

Astuce n°2 : Synchrone / Asynchrone : Trouver le juste milieu

La communication asynchrone se caractérise par des échanges en mode différé, tels que le courrier, les mails et les SMS. Elle permet de s’affranchir des contraintes temporelles et spatiales en donnant aux participants la possibilité de contribuer à différents moments sans qu'ils leur soient nécessaire d’être connectés au système de communication utilisé. Elle permet aussi aux collaborateurs de contrôler leurs journées et d’être maîtres de leur temps. Un avantage non négligeable pour les entreprises car les collaborateurs sont généralement plus productifs et moins stressés.

Par opposition, la communication synchrone correspond aux échanges en face à face, par téléphone ou en visioconférence. Celle-ci vous permettra de garder de contact “humain” avec vos équipes et vos clients. Elle sera très utile dans la résolution de problématiques complexes, ou encore dans la recherche de réponse à des questions urgentes.

Le bon dosage entre ces 2 moyens de communication permet une bonne compréhension des informations et évite les “mauvaises interprétations”.

En effet, la communication synchrone nous permet aussi de percevoir le langage non verbal de notre interlocuteur et donc d’adapter nos propos afin que l’échange soit constructif.

 “ La chose la plus importante en communication, c’est d’entendre ce qui n’est pas dit.”

Peter Drucker

Astuce n°3 : "Watercooler-Fun" to have a break !

Au bureau, la machine à café et la salle de pause sont souvent les espaces de “récréation”. Ils nous permettent de faire une pause de manière conviviale. Un peu comme à l’école, on s’y retrouve pour parler de son week-end, de ses dernières vacances, ou encore de la blague entendue à la radio ce matin sur le trajet du travail.

Dans le travail à distance, ces conversations passent souvent “à travers” car elles sont considérées comme non essentielles dans la stratégie de l’entreprise. Or, il est important de les maintenir car nous sommes tous des êtres sociaux et émotionnels et ces échanges donnent du fun à la distance. Et ils vous permettront sans aucun doute de garder le contact avec vos collaborateurs les moins communicants !

Alors, n’hésitez pas à créer un canal dédié dans votre Tchat interne, pour fêter les anniversaires, par exemple, ou encore partager la recette de cookies de Cyril Lignac. Les échanges informels sont bénéfiques pour la positive attitude des équipes ;-)

Astuce n°4 : Communiquer de manière claire et directe.

“ Le langage est la clé qui ouvre à peu près toutes les serrures.”

Jean Dutourd

Qu’il soit verbal ou rédactionnel, le langage utilisé sera source de clarté pour votre communication et améliorera donc la compréhension de votre message.

Le Ted Talk de Céleste Haedlee, davantage orienté conversation en face à face, est assez inspirant. Et certaines de ses astuces peuvent être exploitées dans une communication écrite, notamment la notion de ne pas se répéter ou encore d’être bref en allant droit au but.

D’autres astuces tels que les #hashtags peuvent vous aider à clarifier votre sujet. #fyi (for your information), #suggestion, #recommandation sont assez répandus. Cela permet d’identifier ce que votre interlocuteur va pouvoir trouver, dans le contenu de votre message. A vous d'inventer vos propres #hashtags “Le langage est la peinture de nos idées.” disait Antoine de Rivarol, alors mettez de la couleur dans vos conversations.