Un alias de messagerie se présente sous la forme d’une adresse mail qui sert à rediriger les messages reçus vers votre compte de messagerie principal. La boîte aux lettres électronique (BAL ou boîte de réception) est le conteneur de réception de l’ensemble des mails provenant de votre compte de messagerie principal comme des alias. Cela revient à créer une deuxième identité pour une seule BAL.
Avec le système d’alias de messagerie, plusieurs adresses peuvent pointer vers la même boîte de réception, autrement dit, vers le même conteneur (BAL). L’inverse est aussi possible : un alias peut pointer vers plusieurs BAL.
Avec votre identité alias, vous pouvez aussi envoyer des emails et conservez votre liste de contacts ainsi que vos paramètres à l’identique pour tous les comptes de messageries de votre boîte de réception.
L’intérêt principal d’un alias est de créer une ou plusieurs adresses supplémentaires qui servent à communiquer différemment selon vos besoins sans avoir à changer de boîte de réception.
Prenons un cas concret pour illustrer son utilisation : Au sein de votre société, vous avez plusieurs commerciaux qui possèdent chacun une boite aux lettres avec une adresse personnelle.
Pour plus de facilité, vous préférez communiquez d’autres adresses de messagerie plus génériques et plus thématiques à vos clients et prospects comme :
Ces deux dernières adresses mail sont des alias et peuvent être redirigées suivant vos règles. Ainsi l’adresse commercial@votresociete.fr peut être redirigée vers la boîte aux lettres électronique de tous les commerciaux et l’adresse contact@votresociete.fr peut, elle, être dirigée uniquement vers la boîte de réception de Jean Dupont.
En vous connectant à une seule boîte mail, vous pouvez récupérer les messages de plusieurs adresses.
Si votre société est divisée en service qui comporte plusieurs personnes assignées aux mêmes tâches, il peut être très utile de crée une boîte de réception différente pour chaque service afin de favoriser le travail en commun.
Cette façon de gérer les messages nécessite une configuration différente de votre client de messagerie. Vous avez accès à plusieurs boîtes de réception mais qui sont partagées avec plusieurs utilisateurs.
L’illustration ci-dessus montre clairement les deux boîtes de réception différentes accessibles à partir d’un seul client de messagerie.
La création de plusieurs BAL est la solution la plus adaptée pour travailler en équipe et partager les tâches. Toute l’équipe ou le service a accès à la même boîte et peut gérer les messages. Si l’un des collaborateurs marque un courrier en non lu, il prend cette forme pour tout le reste des utilisateurs.
La messagerie partagée permet également d’éviter la duplication inutile de mails. Si un des membres de l’équipe répond à un mail, tous les autres peuvent voir sa réponse et peuvent classer le message. Attention cependant à ne pas supprimer un message par erreur car il serait alors irrécupérable.
Cette manière de partager votre messagerie amène à se poser question sur l’avenir des adresses de messagerie personnelle comme jean.dupont@votresociete.fr. La gestion en équipe à partir d’adresses collaboratives paraît être une solution particulièrement adaptée pour beaucoup d’entreprises. L’intérêt de posséder une adresse personnelle peut, dans de nombreux cas, être remis en question.
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Article rédigé par Maxime CHARLÈS - CEO
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